Managers Commerciaux : Comment contrôler et optimiser votre emploi du temps ?

Le temps est irremplaçable et l’une de vos tâches les plus contraignantes consistera à régler votre emploi du temps comme celui de vos collègues et patrons.

Votre but ne doit pas seulement être d’accroître le nombre et la qualité des travaux, il doit également consister à vous assurer que vous réalisez une carrière optimale c’est-à-dire, en fait, que cette part de votre vie est consacrée à la réalisation d’objectifs personnels, financiers et professionnels.
La planification du temps procède d’une approche méthodique et rigoureuse : essayer de diviser votre journée en courts segments (période d’une 1/2 heure) et d’analyser la façon dont le temps est utilisé. Comparez cette dépense à vos objectifs personnels et professionnels. S’ils ne s’accordent pas, vous devez absolument revoir les priorités.

Pour avoir un maximum d’efficacité :

  1. Instituez des délais (pouvant cependant être changés) sinon vos vendeurs auront tendance à faire durer pour occuper le temps ;
  2. Ne faites jamais vous-même ce qui peut être délégué. Vos vendeurs ne feront peut-être pas aussi bien que vous, mais, s’ils ne le font jamais, il est évident qu’ils ne pourront jamais s’améliorer ;
  3. Essayer de vous organiser de telle sorte que vous disposiez de longues périodes pour des tâches difficiles : planification, rédaction de rapports, analyse de problèmes et décisions d’ordre stratégique ;
  4. Définissez votre temps principal et celui d’autrui et consacrez-lui les tâches les plus difficiles ;
  5. N’oubliez pas que les contraintes doivent être dosées de manière à ne pas compromettre vitesse et rendement ;
  6. Amenez les autres à respecter votre temps. Si votre porte est ouverte, établissez un système de réunions pour traiter les problèmes personnels sans caractère d’urgence ;
  7. Habituez-vous à vous demander « Combien de temps avons-nous besoin ? » ;
  8. Laissez du temps entre les réunions pour la mise en oeuvre des plans et des solutions adoptées ;
  9. Ne pensez pas que vous êtes seul responsable de l’organisation de votre temps et de celui de vos vendeurs. Les plus grandes pertes de temps peuvent résulter du mauvais emploi que l’on fait de vous.

Vos recettes pour bien gérer votre temps

Définissez les priorités pour y consacrer le plus de temps ;
Analysez souvent votre emploi du temps ;
Mesurez votre temps et celui de votre équipe ;
Établissez un programme de manière à accomplir les tâches importantes lorsque vous êtes le plus en forme ;
Au fur et à mesure que votre expérience se forge, essayez d’être de plus en plus rapide dans l’exécution de vos travaux  jusqu’à ce que le résultat optimal soit atteint ;
Montrez que vous condamnez les pertes de temps ;
Remettez constamment en cause les tâches à exécuter : elles peuvent être inutiles ou susceptibles d’être reportées ;
Avant de vous consacrer à un travail, voyez si vous pouvez le déléguer ;
Faites des réunions brèves.
Établissez une limite pour la réalisation des objectifs ;
Essayez  de protéger votre temps des interventions d’autrui ;
Faites savoir que votre temps est précieux pour que les autres négocient et « se battent » pour vous voir ;
Remerciez ceux qui sont brefs sauf s’ils le sont sur l’essentiel ;
Consacrez du temps à comprendre la marche de votre entreprise ;
Consacrez du temps à l’étude du marché, de l’industrie ou de votre secteur d’activité ;
Réduisez au minimum le temps que vos vendeurs doivent passer sur des travaux peu intéressants ;
Suscitez l’enthousiasme : les gens travailleront plus vite ;
Créez des pointes d’activité à l’approche du but ;
Demandez-vous souvent si votre activité actuelle constitue la meilleure façon d’employer votre temps.

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